تشکیل پرونده الکترونیک گامی برای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک

به گزارش مجله شرقیا، برای تبدیل پرونده های فیزیکی به پرونده های الکترونیکی فعالیتهای متنوعی باید صورت پذیرد که بعضی از آنها جهت تکمیل اطلاعات و کنترل کیفی و کمی خروجی های سیستم می باشد.

تشکیل پرونده الکترونیک گامی برای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک

به گزارش گروه اجتماعی خبرنگاران، بدون شک فن آوری اطلاعات و ره آوردهای آن در قرن اخیر تأثیرات شگرفی در بهبود کیفیت خدمات در سازمانها و موسسات کوچک و عظیم داشته است. امروزه سازمانها در فضایی کاملا رقابتی با تغییر رویکردهای سنتی خود برای پویایی و بقای خود احتیاجمند گردآوری اطلاعات و به کارگیری موثر آنها در جهت ارائه خدمات بهتر هستند. از سویی دیگر رشد آگاهی های مخاطبان از علوم اطلاعات و ارتباطات سبب افزایش انتظارات آنان از سازمانها شده است. در دهه های اخیر در سازمانهای کوچک و عظیم اقدامات مهمی با بهره گیری از سیستمهای رایانه ای و شبکه های ارتباطی در جهت مکانیزاسیون و اتوماسیون امور جاری انجام پذیرفته است که مهمترین آنها ذخیره الکترونیکی اطلاعات مخاطبان، اصلاح فرایندها ، توسعه سیستمهای نرم افزاری و سخت افزاری و ایجاد تمهیدات لازم برای نگهداری اطلاعات است.

سازمان تامین اجتماعی که جمعیتی بالغ بر 44 میلیون نفر شامل بیمه شدگان ، مستمری بگیران و کارفرمایان را تحت پوشش دارد ، از بدو فعالیتهای خود، برای پاسخگویی و ارائه خدمات مناسب ، همیشه احتیاجمند گردآوری اطلاعات متنوعی از مخاطبان خود بوده است. در سالهای گذشته با ثبت نام هر بیمه شده یک پرونده فیزیکی دربرگیرنده مدارک و مستندات مختلف برای وی تشکیل شده و در طول زمان مستندات جدیدی به این پرونده ها افزوده شده است. با شروع شکل گیری سیستمهای نرم افزاری طرحهای متعددی در جهت اصلاح فرایندها ، کاهش دریافت مستندات کاغذی و بهبود کیفیت خدمات در این سازمان انجام پذیرفته است. اجرای طرح ساماندهی در اواخر دهه هفتاد یکی از این پروژه های مهم و اثربخش این سازمان است که بصورت سراسری در تمام شعب کشور اجرا شد .

به رغم اجرای طرح ساماندهی و اصلاح مستمر فرایندهای ارائه خدمات و توسعه سیستمهای نرم افزاری ، از نیمه اول دهه نود ، شعب سازمان با چالش افزایش حجم مستندات کاغذی دریافتی از مخاطبین و کمبود فضای اداری، مسائل مربوط به نگهداری پرونده ها، فرسودگی اوراق و ناخوانایی آنها به مرور زمان، مخاطرات امنیتی پرونده ها و... روبرو شد و آسیب پذیری پرونده ها و حتی سیستمهای کامپیوتری در حوادث طبیعی همانند آنچه در زمین لرزه های بم و ورزقان رخ داد موجب تشدید نگرانی ها در زمینه چگونگی نگهداری پرونده های فیزیکی شد.

از سویی دیگر در شعب، هزینه های اداری ، پرسنلی و نگهداری مربوط به پرونده ها با روندی تصاعدی روبرو بود. لذا تشکیل پرونده های الکترونیکی به عنوان یکی از عظیمترین طرحهای فناوری اطلاعات سازمان از سال 1395 با موضوع معاونت بیمه ای و با انجام مطالعات متعدد بر روی مستندات علمی و آنالیز تجارب داخلی و بین المللی و در راستای اهداف کلی زیر شروع شد.

- حذف گردش پرونده های فیزیکی بیمه شدگان از جریان ارائه خدمت

- ارتقاء کیفیت خدمات

- برطرف دغدغه گم شدن پرونده یا اسناد مربوطه

- کاهش هزینه های اداری و اجرایی شعب

- آزادسازی فضای اداری

- افزایش رضایتمندی مخاطبین و همکاران

- فراهم نمودن زمینه تحقق تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری

- ایجاد پایگاه متمرکز اسناد مخاطبان سازمان

اجرای این طرح پس از آزمایش در شعب پایلوت، ابتدا در شعب تهران و توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین صورت پذیرفت و به تدریج با برطرف عیوب نرم افزاری و تجهیز سخت افزاری شعب، متناسب با احتیاجمندیهای پروژه، برنامه گسترش و اجرای طرح در شعب سراسر کشور در معاونت بیمه ای تدوین و ابلاغ شد مطابق این طرح تشکیل پرونده های الکترونیک به همکاران سازمان واگذار شد و البته این مهم بدون برنامه ریزی های آموزشی ممکن نبود لذا معاونت بیمه ای با یک برنامه ریزی دقیق نسبت به مشخص اولویتهای اجرایی طرح، صدور دستورالعملهای لازم، تدوین شیوه نامه اجرایی و مستندات آموزشی، برگزاری سمینارهای منطقه ای و کلاسهای آنلاین، بازدیدهای میدانی، نظارت و پایش سیستماتیک در طول اجرای طرح اقدام کرد. همکاران سازمان با همت و تلاشی ستودنی و با اتکا به ظرفیتهای موجود فعالیتهای مختلف این طرح را به بهترین شکل ممکن به اجرا در آوردند .

پرونده الکترونیکی در واقع مجموعه ای از اطلاعات سیستمی بیمه شدگان به همراه اسناد، مدارک و مستنداتی است که حسب قوانین و مقررات در جهت ارائه خدمات دریافت و نگهداری می گردد.

اجرای طرح عظیم تشکیل پرونده های الکترونیکی، به عنوان یکی از گامهای بلند سازمان در تحقق تامین اجتماعی الکترونیک ، مزایای بسیار زیادی به همراه داشته است که بعضی از مهمترین آنها عبارتند از :

آزادسازی فضای قابل توجهی از شعب

حذف گردش کار زاید

تسریع در پاسخگویی

حذف هزینه های ارسال پرونده های فیزیکی بین شعب سازمان

امکان رویت همزمان پرونده برای کاربران متعدد در سراسر کشور

کاهش هزینه های اداری

جلوگیری از پیامدها و مخاطرات ناشی از جابجایی دستی پرونده ها به وسیله مراجعین یا کارکنان شعب

افزایش اطمینان از امنیت پرونده های فیزیکی از بلایای طبیعی و غیرطبیعی

رضایتمندی همکاران و بیمه شدگان

فراهم شدن بستر تامین اجتماعی الکترونیک و ارائه خدمات غیرحضوری

امکان مشخص سطوح دسترسی رویت اسناد ، برای واحدها و کارکنان متناسب با مسئولیت ها

استفاده بهینه از نیروی انسانی شعب به وسیله حذف ارجاعات بایگانی

امکان تهیه فایلهای پشتیبان درجهت حفظ و صیانت از اسناد و جلوگیری از مفقود شدن مدارک پرونده ها

کشف و شناسایی بعضی از اشکالات در نامنویسی بیمه شدگان به جهت ماهیت متمرکز طرح

فعالیتهای طرح پرونده الکترونیک

برای تبدیل پرونده های فیزیکی به پرونده های الکترونیکی فعالیتهای متنوعی باید صورت پذیرد که بعضی از آنها جهت تکمیل اطلاعات و کنترل کیفی و کمی خروجی های سیستم می باشد . در دیاگرام زیر کلیه فعالیتهای تبدیل پرونده های فیزیکی به پرونده های الکترونیکی نمایش داده شده است.

آخرین شرایط اجرای طرح پرونده الکترونیک

در حال حاضر 85 درصد شعب کشور طرح پرونده الکترونیک را در دو حوزه پرونده های فنی و مستمری به انتها رسانده و بزودی شعب به جامانده نیز آن را به انتها خواهند رساند. تا انتها اردیبهشت امسال تعداد 20,039,815 پرونده فنی و 2,534،000 پرونده مستمری در کل کشور تصویربرداری شده است که به وسیله یک سامانه متمرکز مدیریت اسناد در اختیار کاربران شعب است.

با توجه به تجارب کسب شده در اجرای طرح مذکور ، مطالعات اولیه بر روی چگونگی اجرای طرح در حوزه پرونده های وصول حق بیمه در معاونت بیمه ای شروع شده و از ابتدای امسال طرح پرونده الکترونیک پرونده های مطالباتی در چند شعبه با تیپهای مختلف بصورت آزمایشی شروع شده است و با برطرف ایرادات نرم افزاری و تکمیل شیوه نامه اجرایی بزودی این طرح در سراسر کشور نیز انجام خواهد شد.

در مورد تاثیرات اجرای این طرح عظیم مطالعات متنوعی قابل انجام است ، در زمینه اثربخشی این طرح در معاونت بیمه ای تحقیقاتی صورت پذیرفته که به دو مورد آن اشاره می گردد:

الف) آنالیز تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در کاهش هزینه های مرسولات پستی سازمان :

قبل از اجرای طرح پرونده الکترونیک ، پرونده های فیزیکی حسب درخواستهای ستاد، ادارات کل یا سایر شعب به شیوه پستی در سراسر کشور جابجا می شد و برای هر پرونده دو هزینه پستی برای ارسال و برگشت پرونده بین مبدا و مقصد قابل تصور بوده است. علاوه بر هزینه های مذکور، در ارسال پستی پرونده ها ، موضوعات مهم دیگری نیز قابل تامل است که بعضی از آنها عبارتند از: احتمال گم شدن پرونده ها در فرایند آماده سازی تا تحویل به مقصد، صرف زمان اداری و پرسنلی جهت آماده سازی و ارسال مرسوله، عدم دسترسی به پرونده در بازه زمانی تحویل مرسوله به پست.

با شکل گیری پرونده های الکترونیک در شعب سازمان، جابجایی پرونده ها به وسیله پست روندی کاهشی داشته و بر اساس اطلاعات و داده های آماری گردآوری شده از ادارات کل بیمه ای استانها، در چند سال اخیر به رغم افزایش تعرفه های پستی به صورت سالانه، هزینه های مرسولات پستی کاهشی چشمگیر و نزدیک به پنجاه درصد داشته است و علاوه بر آن مزیت دسترسی و رویت پرونده ها برای کاربران مجاز در سراسر کشور بی احتیاج از ارسال پرونده ها در هر لحظه و هر مکان مهیا شده است.

ب) آنالیز تاثیر اجرای طرح پرونده الکترونیک در آزادسازی فضای اداری :

با توجه به تنوع ساختمانهای اداری و ترکیب های ساختاری متفاوت در بخش های بایگانی شعب سازمان تامین اجتماعی، چنانچه مساحت فضاهای بایگانی در دو حوزه پرونده های فنی و مستمری در شعب کشور به صورت میانگین 60 متر مربع در نظر گرفته گردد، از آنجا که حسب برنامه ریزیهای اجرا شده پس از تصویربرداری کامل اسناد پرونده ها و تایید بی نقص بودن بارگذاری اسناد در سامانه متمرکز، پرونده های فیزیکی شعب به بایگانی های راکد منتقل خواهد شد، لذا با اجرای کامل این طرح در کل کشور با آزادسازی فضایی بیش از 30 هزار مترمربع روبرو خواهیم بود.

شایان ذکر است به سبب انتها طرح مذکور در شعب تهران، عملیات انتقال پرونده ها به بایگانی راکد در بعضی از شعب ادارات کل غرب و شرق تهران عظیم انجام پذیرفته است و فضای اداری آزاد شده، متناسب با احتیاجهای شعب مذکور مورد استفاده قرار گرفته است.

منبع: خبرگزاری دانشجو
انتشار: 17 تیر 1400 بروزرسانی: 17 تیر 1400 گردآورنده: sharghia.ir شناسه مطلب: 1706

به "تشکیل پرونده الکترونیک گامی برای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "تشکیل پرونده الکترونیک گامی برای تحقق تامین اجتماعی الکترونیک"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید